Así encontrará la destructora de documentos adecuada
Material a cortar, potencia de corte, categoría de protección, nivel de seguridad, volumen de recogida... Cuando se está ante la tarea de encontrar la destructora de documentos adecuada, la cabeza nos da vueltas ante la inmensa oferta de aparatos, funciones y características. Esto de debe a la gran variedad de documentos a destruir y a que este tema se ha convertido en una de las prioridades de muchas empresas desde la aplicación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Pero, por suerte, ¡nos tiene a nosotros! Hemos encontrado una solución para aclararle de una vez por todas esta cuestión. Se trata, por un lado, de nuestras Preguntas y respuestas relativas a la aplicación del RGPD donde encontrará consejos e información de contexto y, por otra, de esta guía de compras que le aclara los tres criterios principales (así como algún otro secundario) a la hora de elegir una destructora de documentos, a saber: 1) Entorno de trabajo, 2) Categorías de protección y niveles de seguridad y 3) Potencia. ¡Pongámonos ahora manos a la obra!
1. ¿En qué entorno de trabajo se usará su destructora de documentos?
Empecemos por algo sencillo: el volumen de recogida. Ello define cuántas tiras y partículas de papel puede recoger su destructora de documentos hasta que sea necesario vaciarla. Cuantas más personas la utilicen, mayor debe ser su capacidad de recogida, a no ser que quiera oír a sus compañeros maldiciendo todo el día porque la destructora vuelve a estar llena. A continuación le exponemos de forma resumida las situaciones más habituales.
Oficina
- Para 1 - 3 personas
- Capacidad de recogida de hasta 25 litros
- Uso directamente en el puesto de trabajo, para oficinas pequeñas o uso privado
- Uso esporádico
Departamento
- Para 4 - 8 personas
- Capacidad de recogida de hasta 85 litros
- Uso periódico
Oficinas grandes
- Para 9 o más personas
- Capacidad de recogida a partir de 86 litros
- Para oficinas grandes o para una planta completa
- Uso continuo
Industria
- Volumen de recogida a partir de 290 l
- También para destruir soportes de datos digitales
- Para el uso continuo
2. ¿Qué nivel de confidencialidad tienen los documentos que desea destruir?
Categorías de protección y niveles de protección. Aunque suene complicado, no tiene ningún misterio. Simplemente se trata de si los documentos que desea destruir son confidenciales o secretos, ya que para la documentación sin demasiada importancia basta con un modelo básico, mientras que para los últimos datos secretos acerca de las cifras de ventas de la dirección quizá prefiera un modelo profesional...
2.1 Categorías de protección
Categoría de protección 1: necesidad de protección normal para datos internos
Para información destinada y accesible a grupos mayores de personas. Una publicación no autorizada tendría efectos negativos limitados para la empresa. Debe garantizarse la protección de los datos personales. Ejemplos: correspondencia que no aborda conocimientos relevantes, catálogos, propaganda a domicilio, notas...
Categoría de protección 2: necesidad de protección elevada para datos confidenciales
Para información limitada a pequeños círculos de personas. La transmisión no autorizada de esta información tendría efectos considerables en la empresa, ya que podría infringir obligaciones contractuales o normativas. La protección de los datos personales debe satisfacer requisitos exigentes. Ejemplos: correspondencia que aborda conocimientos relevantes tales como ofertas, consultas, memorandos, anuncios, datos personales...
Categoría de protección 3: necesidad de protección muy alta para datos especialmente confidenciales y secretos
Para información limitada a un pequeño círculo de personas en concreto, y con derechos de acceso. La transmisión no autorizada de esta información tendría efectos graves que pondrían en peligro la supervivencia de la empresa, que infringiría secretos profesionales, contratos y normativas. Debe garantizarse sin limitación alguna la protección de los datos personales. Ejemplos: documentación de la junta directiva de la empresa, documentos de I+D, datos financieros, información codificada...
2.2 Niveles de seguridad
Los niveles de seguridad de las destructoras de documentos están basados principalmente en los diferentes tipos de corte: cuanto más estrecha sea la anchura de las tiras o menor el tamaño de partícula, mayor es el nivel de seguridad.
Corte en tiras
- Sus documentos se cortan en simples tiras.
- Suele ser el tipo de corte usado en las destructoras de documentos básicas.
- Nivel máximo de seguridad alcanzado: 2.
Corte cruzado
- Suele cumplir los requisitos del nivel de seguridad 3.
- Adecuado para hacer irreconocibles los datos confidenciales.
Corte en partículas
- Cumple los requisitos de los niveles de seguridad 4 y superiores (corte en micropartículas).
- Constituye, con diferencia, la mejor elección para hacer irreconocibles para siempre los datos confidenciales.
Nivel de seguridad P-1
- Datos generales
- Los datos se pueden reproducir con poco esfuerzo
Nivel de seguridad P-2
- Datos internos
- Los datos se pueden reproducir con bastante esfuerzo
Nivel de seguridad P-3
- Datos confidenciales
- Los datos se pueden reproducir con considerable esfuerzo
Nivel de seguridad P-4
- Datos especialmente confidenciales
- Los datos se pueden reproducir con un esfuerzo extraordinario
Nivel de seguridad P-5
- Datos que deben mantenerse en secreto
- Los datos se pueden reproducir con métodos cuestionables
Nivel de seguridad P-6
- Datos secretos de alta seguridad
- La reproducción de los datos es técnicamente imposible
Nivel de seguridad P-7
- Datos estrictamente secretos de alta seguridad
- Reproducción de los datos descartada
Observaciones importantes
Si se desea destruir datos de diferentes niveles de confidencialidad, se recomienda separarlos con base en dichos niveles. De no ser posible, los datos deberán destruirse de forma meticulosa y homogénea de acuerdo con el nivel de seguridad más alto para minimizar el riesgo de una destrucción insuficiente de alguno de ellos. En conclusión: en caso de duda, ¡escoja siempre una categoría de protección y un nivel de seguridad mayores!
Solo las destructoras de documentos con corte en partículas y con el nivel de seguridad 4 o superior cumplen los criterios del RGPD para la destrucción de datos personales. Encontrará más información en nuestras Preguntas y respuestas relativas a la aplicación del RGPD.
2.3 Asignación de los niveles de seguridad a las categorías de protección
La asignación de las tres categorías de protección a los niveles de seguridad puede realizarse con la tabla siguiente:
- Categoría de protección 1: nivel de seguridad 1 (*), 2, 3, 4 (**), 5 (**), 6 (**), 7 (**)
- Categoría de protección 2: nivel de seguridad 3, 4, 5, 6 (**), 7 (**)
- Categoría de protección 3: nivel de seguridad 4, 5, 6, 7
(*) Esta combinación no puede utilizarse para datos personales.
(**) Un nivel de seguridad mayor cubre mejor esta categoría de protección.
3. ¿Cuánta potencia debe tener su destructora de documentos?
Para acabar, otro factor sencillo: aparte de por su volumen de recogida y su tamaño de corte, las destructoras también se distinguen por la cantidad de hojas que pueden triturar simultáneamente. Los datos indicados se refieren siempre a hojas de formato DIN A4 de 80 g/m². En nuestro surtido contamos con diferentes modelos que trituran desde cuatro hasta 60 hojas o más a la vez. Así que considere cuántos documentos tiene que destruir en promedio y cuánto tiempo desea emplear cada día en destruirlos...
Un resultado instantáneo: ¡nuestro buscador de productos!
Y ahora que ya sabe cuáles son los principales criterios de selección, simplemente haga clic en nuestro buscador de productos, responda tres preguntas acerca de los temas hasta ahora mencionados y... ¡listo! Hemos preclasificado nuestro amplio surtido de destructoras de documentos de tal manera que la página web le proponga modelos adecuados a todas las combinaciones posibles de respuestas. ¡Le aseguro que la búsqueda es comodísima!
Otras funciones y criterios de selección
Clasificaciones de material y tipos de soportes de datos
Está claro que con una destructora de documentos puede triturar papel, pero además puede destruir otros materiales que enumeramos a continuación. Cada tipo de material cuenta con una sigla que se antepone al nivel de seguridad correspondiente, p. ej., P4 u O3. Ello le permite reconocer de inmediato para qué materiales es adecuada la destructora de su elección.
- P Productos de papel
- F Información en tamaño reducido (películas, microfichas, etc.).
- O Soportes de datos ópticos como CD, DVD, Blue-ray, etc.
- T Soportes de datos magnéticos como disquetes, carnés de identidad, cintas magnéticas, casetes, etc.
- H Discos duros con soportes de datos magnéticos, ordenadores portátiles y discos duros externos
- E Soportes de datos electrónicos como lápices USB, unidades de memoria y teléfonos móviles
Consejo: use los criterios de filtrado de la parte izquierda de la página del surtido de destructoras y con el filtro “Material a cortar” restrinja su selección a, p. ej., los parámetros “Tarjeta de crédito” o “CDs/DVDs”.
Autofeed
Algunas de nuestras destructoras de documentos acaban con todo lo que se les ponga por delante. Estas incluso destruyen el papel apilado sin que usted tenga que mover ni un dedo. Solo tendrá que pulsar el botón de inicio ¡y listo! La pila de papel se introduce automáticamente en el aparato para ser destruida y usted podrá entretanto dedicarse a otras tareas más importantes.
Funciones adicionales como detección de metales o protección contra sobrecalentamiento
Algunas destructoras de documentos cuentan con funciones adicionales especiales que facilitan aún más su operación. Entre ellas destacan, p. ej., un dispositivo lubricador automático externo que mantiene una marcha suave de los rodillos de corte durante la destrucción y proporciona constantemente una gran potencia de corte o un mecanismo de corte OMDD que destruye soportes de datos como CD/DVD, tarjetas de clientes y de crédito así como disquetes en partículas diminutas (2 x 2 mm). Además puede merecer la pena adquirir una protección automática frente a sobrecalentamiento, sobre todo si utiliza con mucha frecuencia su destructora de documentos y considerando que la mayoría de modelos no son apropiados para un uso continuo. Los aparatos de primera calidad que disponen de esta función adicional suelen indicarle cuántos documentos podrá destruir todavía y el tiempo que tendrá que esperar hasta que la destructora de documentos se enfríe y pueda seguir operando.
Otra función muy práctica es la detección de metales. En caso de haber olvidado una grapa en los documentos a destruir, el aparato alerta del descuido y detiene temporalmente la operación hasta que usted retire la pieza metálica.
